16年资深外贸经理人实操分享：一文让外贸人秒懂参展前、展会中、展会后必备手册！

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来自VIP会员群Sunny供稿，外贸营销俱乐部 原创

前言

近期，外贸人已经开始陆续预订和着手准备2023年出海参展，但3年没有参展了，似乎很多外贸人对于参展三大步骤展前、展中、展后的注意事项和必备清单还不清楚……应广大群友所需，整理和分享VIP会员群 14年外贸从业经验的 资深外贸经理人Sunny的参展心得和经验，分享给我们的铁子们，希望对大家有所借鉴，主要内容版块为以下4个方面：

• 展前必备清单
  
• 展前准备工作注意事项
  
• 展中特别需要注意的点
  
• 参展三大步骤必备手册

1展前必备清单

来自VIP会员群Sunny分享实操经验，参展我们当时准备的物品清单如下，供外贸人参考：

1. 产品目录1000份，每个业务员带上自己的名片，名片盒子最好也一起带上，方便携带。

2. 电动扭扭车的工具盒。

3. 剪刀 胶带纸 订书机 笔 糖果 果盘 名片夹 纸巾 计算器 笔记本 转换插头和排插。

4. 干粮，矿泉水，但是在过港的时候不可以带矿泉水，在参展的摊位上可以带矿泉水。

5. 一个笔记本电脑，充电器。

6. 扭扭车充电器。

7. 每个人手机提前开通香港套餐，记得带上港澳通行证和身份证，带上银行卡和信用卡， 换好港币。因为展馆里面当时都是用港币现金，现在不知道是否有变化，但是提前准备好港币是有好处的，预防万一用到。

8. 带上八达通。

9. 每人手上带上一个移动电源，预防半途手机没有电。

展位设计和布置---用灯光，颜色和产品的搭配来凸显公司特色

无论标准展位还是特型展示，都必须增加照明灯光

1.立式支撑展架一个。

2.摆放展架的装饰，可将事先印刷好的宣传海报带过去。

必备物品：

1.样品：样品必须经过全面检验，外观、原器件完好无损、功能正常。搭配合适的插头电源线

2.笔记本电脑，照相机，插板5个（最好5米长的线以备不时之需），精美彩色报价表，用订书机订好。

3.文件资料：合同，客户资料调查表，海运空运各国运费价格表等。

4.一次性纸杯（最好质量好点的），矿泉水，雨伞，抹布。

5.英文产品手册，彩页（各800-1000pcs）

6.名片每个业务员3到5盒，印有公司名字，联系人，电话联系方式，Wechat ID, Whatsapp ID，展位号，展会名称。

7.名片收集箱一个，贴上一张英汉对照“请赐名片”或“名片收集箱”的字版，以示尊重客户。

8.文具：

签字圆珠笔几支，计算器，直尺一个，双面胶五个（贴海报用），胶带两个（回程打包用），订书机2个，订书针，刀片，剪刀，白纸，涂改液，回形针若干，记事本每个业务员3本。

小礼物（建议）：

1.带我司产品和特征的小纸袋（装宣传册），挂绳笔。纸袋可成为一个流动的广告，包括公司生产经营范围，地址，网址和其他联系方式，一定要醒目，有特点。

展位放置的小零食：

1.欧美和亚洲客户都喜爱喝的牌子咖啡（最好分类，欧洲，美国和亚洲不同的牌子各准备一些），茶叶（绿茶和红茶），可口可乐。

2.小甜点（中西式）。

3.糖果（老外喜欢巧克力味和咖啡味的）。

4.果盘3个。

统一服装与胸牌，还有参展牌。

信息收集
行业信息、竞争对手、客户反馈、新产品、同行的新技术的收集，还有客户需要 找的新产品的收集等。（这个可以让外贸助理或者美工去收集这些资料）

所带清单：

1.名片盒子

2.雨伞

3.抹布

4.签字水笔

5.计算器

6.直尺

7.双面胶（贴海报用）

8.胶带（回程打包用）

9.订书机

10.订书针

11.刀片

12.剪刀

13.A4纸

14.涂改液

15.回形针

16.记事本

17.巧克力糖果

18.装糖果的糖果盘

19.展会攻略

20.文件袋  

21.纸巾

22.夹子  

23.铅笔  

24.橡皮  

25.固体胶水  

26.卷尺  

27.电子称   

28.转接头

29.排插

2
展前准备工作特别注意点概要

来自VIP会员群Sunny分享实操经验，参展之前需要准备的工作有很多，在这里就不一一介绍了，我这边特别分享一下外贸参展过程特别需要注意到的准备工作小结，供外贸人学习参考：

1.全公司员工着装统一，得体。女生穿的高跟鞋建议矮跟和平跟的，要不然站上4天，腿会很酸疼。

2.所有业务员提前一天到香港入住酒店，预防早上深圳海岸过关人太多，排队会

耽误一大早接待客户的最佳时机。

3.每天早上早起，吃完早餐早到展位准备接待客户。

4.记录好每天早上几点开始开馆和闭馆的时间。

5.午餐吃饭期间，最好同事之间轮流错开时间去吃饭，这样避免有些客户来看摊位的产品，

有人在摊位正常接待客户。

6.参展期间作息需要规律，才能打胜仗。

7.如果公司参加展会的人员不够，公司可以额外找2到3个的来帮忙兼职，薪水额外谈。一般是4天2.5K，包吃住和来回的车费。要求有参展的经验，接待过客户，英语口语流利的，热情和积极态度的，信得过的就可以。

8.参展的时候第一天早上来的客户也许没那么多，但是也时刻需要保持耐心的态度。展会一般第二天，第三天的客户流量多，最后一天就是早上的客户多一些，下午就客户人流就慢慢减少，这个只是以往个人的参展经验，只做为参考。

9.17年我们参展的时候春秋季参展是有补贴一半的费用的，当时春秋季的总共费用是 7万多，那自己公司前期全部付这个费用，后面参展完，提前申请补贴就可以。

10. 参展准备的产品目录，当定了展会的时候就要开始着手找设计公司设计公司的产品目录，还有印刷出来，这个不可怠慢，而且最好设计新颖一些，质量和分量都需要有保证，宁愿印刷多一些，也不能少，比如参展的是4天，每天派发200份，那要准备1000份。剩下的后期以后也可以拿回公司继续使用的。

11. 参展要提前预定住的酒店，领导付了展会费用后，也要立刻定酒店，要不然越到后面，酒店的住宿费用越来越贵，这个就是香港那边的酒店的惯例。订酒店最好是订在展会附近车程在半个小时内的，如果早上是高峰期，也容易塞车。订购的酒店最好包括早餐，这样就不用去别的地方额外买早餐，节省时间。

12. 公司的统一着装，参展的时候最好统一穿上公司定好的服装，服装上有自己公司的名字和LOGO，这样客户看到也觉得你们公司是一个TEAM对吧，着装需要简洁大方，给人一种愉悦感。女生在参展的每一天都可以化淡妆，容貌还是蛮重要的，取悦自己，每天早上有个好心情，在展会上，面对客户更有信心接待更多的客户，拿到更多的名片。

13. 布展，我们之前都是提前一天去布展的，香港环球资源展秋季的展会时间之前每年是10月11日至14日，那么时间上就是10月10日早上你就要去到自己的展位开始布展了，布展需要用到的时候千万要提前准备好，别落下。

14. 接待客户的过程中，可以主动邀请客户到工厂参观，这个是最好的机会，建立信任，就算客户下一个不是太大的单，但是这个也是最好的开始对吧。

15. 参展每天需要站一整天，需要提前锻炼好身体，还有馆内有点冷，秋季穿的衣服最好的西装，有外套的。春季的也最好备用外套，预防感冒。

16.如果公司有多备的人员或者有美工的，建议可以让他来负责全程四天拍摄业务员和客户合照的工作，客户和业务员之间的面对面交流的场景，也建议全程拍个视频。后面也可以用到这些视频资料作为宣传。

17.公司有工程师的话，建议带上一起去参展。因为有些技术问题，业务员有时候遇到不懂的，打电话回去也来不及，如果工程师也在，当场解决了客户的问题，那客户对你的信任度也多一些，容易把一些样品确认拿下。

18.公司的集体照建议是在参展的第一天，产品和所有东西布置好，观展的客户还没到来之前的时候就要拍好，因为闭馆的时候会比较匆忙。拍照的时候，最好搞个造型拍。拍集体照的时候记得展位上面展示公司的名字一起拍进去啊。

3参展过程特别注意点概要

以下来自VIP会员群 Sunny的参展实战总结，供外贸人参考借鉴：

1.参展的过程，可以找个同事作为搭档，比如对方接待的客户正在洽谈，你可以给你的同事和他的客户拍照，如果对方遇到不懂得问题，可以帮忙解决，也可以找BOSS。

拿到得名片，最好等到客户离开后，离开把名片定在笔记本上，在名片上备注下哪一天接待得客户，几点几分，然后和客户洽谈的内容，当天回到酒店就直接给客户发邮件，附带上和客户合影的照片以及洽谈的内容，先第一时间联系客户，下手为强，这个很重要，你不尽快联系客户，别的供应商就会提前预约客户来看工厂了的。

2.参展过程的注意事项确实很重要，不过如果自己对产品的知识很专业，客户也会对你的印象加分的，参展之前对自己的产品的知识一定要研究透才可以。英语的口语就算不是讲得很地道，但是起码对方能听得懂，这个很关键。

3.参展的时候需要准备的产品，如果大件的需要用物流，这个可以提前3个月准备好，然找物流公司快递到香港的展馆附近，他们会在开展的时候，直接运送到你的展馆的摊位上。如果是小件的，可以和行李携带过去。

4参展三大步骤必备手册

参展主要有三个步骤：展会前、展会中、展会后，期间需要注意的细节特别分享供外贸人学习参考借鉴：

一、展会前

1. 定位置(摊位面积、摊位号确定）

与展览公司确认细节：例如定电，桌子椅子等；定电一般500瓦足够（根据当地电压而定）；插头自己携带；桌子椅子建议直接去超市买比较便宜，展览公司超级贵。

2. 展会设计

3. 样品准备(确认对接人)

注意点：

①.样品背面标注相应产地

②.如果是石材方面的大板和规格板要定厚切1cm,因为进馆费用很高（特别是一月份的拉斯展特别要注意，1cm板要特别注意包装问题）

③.地板是用石头还是地毯要有确定一个（如果选择地毯要注意搭配颜色）

④.一定要摆放上去的展品务必放在箱子最外面

⑤.样品备齐后，要在工厂布展样品并拍照

⑥.展会产品清单(木箱尺寸和每个木箱内物品清单）

4. 样品运输(确认好责任人和运输对接单位)

5. 布展（可以根据在工厂布展图片来布）

6. 参展所需用品

A.随柜走的：

①.广告横幅

②.产品目录+小样品

③.撬木箱的工具，剪刀，刀片，透明胶，防静电胶布，锤子,配套电动的工具箱，

④.灯具

⑤.排插

B.业务必带清单

①.报价表（本次参展的主要产品需报价单备齐和熟记等）

②.公司相关资质，认证的复印件。（SGS等其他认证)

③.转换插头

④.参展文具(订书机，纸，笔，名片，本子，笔记本电脑，尺子，服装，零食：糖，巧克力之类，录音笔等）

二、参展中                      

1. 第一印象

A. 着装：整洁（一般穿公司衬衫，配饰如围巾、帽子不能戴，不能穿运动鞋）

B. 形象：端庄大方，面带微笑

C. 态度：积极、热情，展会期间不能一直坐着，与同事聊天时间不宜过长

2. 让客人驻足

参展人员应积极主动，热情大方，有敏锐的观察力。看到有人朝我们产品上扫上5秒钟便去打招呼，询问客户对何种产品感兴趣，并主动邀请客户进我司展位观看。

打招呼的方式：Hello, how are you? （一般情况下如果有意向的客人会停下来，否则会不好意思地离开）

Hello, I’m XXX. How are you?

打量客户关注的产品，问”Are you interested in … ?”

3. 索要名片

A. 名片信息

• 与客户交谈前最好第一时间索要客户的名片；

• 与客户交谈前对名片上的信息要浏览一遍, 不要急于介绍产品；

• 事先对客户的情况大致作些了解, 如是否是专业的进口商, 是批发商, 超市还是做工程的等等；

• 一般可从名片清晰地看出该客人的性质，如公司名，网站，或名片中所列经营产品清单等。

B. 对于自己对客户的性质的猜测, 可以向客户直接询问来得到验证；对于真正的买家, 一定要想办法让客户在我们的摊位多停留一些时间, 对我们的产品的介绍要全面一些，且尽量让他们坐下来细谈。

4. 留住印象 -- 接待客户时要善用顾客的名字

A. 参观证有些有客户公司名及参观者姓名，所以打招呼的时候就可以直接称呼了；

B. 要到名片后，要先读会客户的名字并记住。

人们都喜欢别人喊自己的名字。努力记住潜在顾客的名字，在谈话中不时提到，会让他感到自己很重要。

C.问清客人经营性质：批发商、经销商、BUILER/DEVELOPER、RETAILER，做超市！

D.目前是否从中国进口？

5. 了解客户在中国的行程计划。

6. 参展文具请妥善使用及保管，防止丢失！家当！

其他注意事项：

1. 接待时要想办法在展会上加深客户对我们的印象. 如: 客户看目录时在常规型号上面打勾, 作些说明等. 尽量要在目录上作些标记, 不要让客户拿一套干干净净的目录回去；若展位备较充足样板，应主动问客户是否需样板，样板必须有带有公司联系方式的产品标贴，以避免给了客户样板，客人却不知是哪个VENDOR的样板。

2. 接待时尽可能将客户的需求信息写在客人名片上；当接待的客户走后,参展人员要根据交谈的情况给客户分级(A,B,C).并把此信息注明在名片的右上角。交谈过程中若已判断对方为VIP客户，则一定要要到对方手机[BOTH国外及中国的手机]，并在参展期间每天打电话给对方邀请对方来我司展位再继续详谈。

3. 若为详谈的客户，需将客户名片工整地订在笔记本上，客户名片不要盖住笔记本上所记录的客户需求信息！

4. 接待客人时，若为华人，需问清客人身份，以防间谍套信息；但也不要因为对方是华人，而忽视对方，因为确实有华人为大型公司驻华代表，而且华人也构成了我司一主要客户群。

5. 如果方便，尽量与客人合影，并在客户资料上Mark几点几分用谁的相机拍，并且简单描述客人的长相及人数，回到公司后第一时间要回照片，以免忘记，把客人弄混。

6. 参展的人鱼龙混杂, 大家要注意保管好随身财产, 物品. 对我们的报价表, 收集的客户的名片等, 要妥善保存.

三、展会结束后

1. 收到展会名片两天内要把收集到的客户资料按要求录入完整并统计；

2. 跟进展会客户资料时将拍摄的展会繁忙景象的图片发给客户，以方便客户回忆当时在我司展位的情景；

3. 展会结束两天可单发（重点客户有合照可以附照发送）或群发邮件感谢客人的驻足交谈；

4. 展会交谈客户根据要求一个礼拜内发送报价单等；

5. 后续根据不同客户类型推荐相应的产品

6. 邮件发出去以后，陆续会收到一些回复。对这些回复要认真阅读，掌握客户的真实的想法，针对客户的回信内容及时复信。如果客户需要就某产品的报价，那就专门为客户制作报价单。

再次跟进：如果客户对你的产品及价格比较满意，你则要诱导他订购你的产品了，比如问订购的数量，时间，交易条件等，用这些来引导客户进入正题。如果你发了邮件，客户没有反应，可电话与客户联系了解客户的真正需求。

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 结 语 

展会是传统获客方式，也是最有效开拓国际市场的方式之一，以上系统分享了展会的各方面知识点，相信对接下来要参展的外贸人能够给与相当不错的借鉴作用。

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